5. A konvent hiteleshelyi működésének vezetése és szervezete.
Az eddigiekből láttuk, hogy a leleszi konvent a korhoz viszonyítva elég nagy apparatussal folytatta oklevéladó működését. Ez azonban csak úgy folyhatott rendszeresen, ha egy tapasztalt előljáró egységes elvek szerint irányította. Már az 1355–56-i pecsételési lajstrom is mutatja, hogy hiteleshelyi előljárója volt a konventnek, akit írója egyszerűen «dominus meus»-nak nevez. Kár azonban, hogy ennek az előljárónak a nevét és rendi állását nem mondja meg, úgyhogy ennek megállapításában más adatokra vagyunk utalva.
A káptalanoknál a hiteleshelyi teendőket kezdetben a lector látta el. Mikor a kancellária kialakult, tudásánál és tekintélyénél fogva ő lett nemcsak annak vezetője, hanem a káptalan egész hiteleshelyi működésének a legfőbb aktív irányítója, működési köre tehát kiterjedt annak jogi és írásbeli részére is. Ennek megállapítása könnyű és biztos, mert a káptalanok okleveleinek zárórészében rendesen a lector van megnevezve, mint az oklevél felelős kiadója. A leleszi konventnél azonban másként áll a dolog. Ott a konventi tagok felsorolására az egész középkori okleveles anyagban alig találunk öt-hat példát, de ezekben sincs határozottan és világosan megnevezve ez az előljáró, mint olyan. Azonban bizonyos, hogy a leleszi konvent hiteleshelyi működésének irányítója teljesen azzal a joghatósággal rendelkezett, mint a káptalanok lectora, s a jelenleg rendelkezésünkre álló adatok mind azt bizonyítják, hogy ez a custos volt, aki a káptalanoknál csak a levéltáros tisztét 9töltötte be. A leleszi custos is levéltáros, de emellett már a XIII. század végén is része van az oklevélkiadásban, mert az oklevél zárórészében a priorral együtt találjuk feljegyezve. Melyik közöttük a valódi előljáró, nem tudjuk. Egy 1345-i oklevélben a custos neve megelőzi a priorét. Ez éppúgy vonatkozhatik a custos vezető szerepére, amint lehet véletlen is, azért érdemleges következtetést nem vonhatunk le belőle.
A későbbi adatok már nagyobb számmal és komolyabban tanúskodnak a custos mellett. 1366. jan. 21-én Patak városának egyik bírája bírótársa részére oklevelet kér a konventtől s levelét a custosnak címezi. Ebben nem par-t kér, hanem eredeti oklevelet, tehát a custosnak csak mint a hiteleshelyi működés vezetőjének szólhat és a patakiakról feltételezhetjük, hogy ismerték a tőlük nem messze fekvő leleszi konvent hiteleshelyi szervezetét és gyakorlatát. 1411-ben egy esküt elrendelő mandatumon e jegyzetet találjuk: «Iuravit et solvit custodi.» 1417-ben pedig egy statutorialis mandatumon: «Visa est per custodem in Bator, dominica die ante Lucem… proxima.» 1458-ban V. Balázs prépost Mátyás királlyá választása alkalmából Budán tartózkodik. Mikor előrelátja, hogy még hosszabb időt kell ott eltöltenie, levélben utasítást ad Kapy János custosnak. Ez az utasítás a custos hiteleshelyi szerepére is vonatkozik s főleg a jövedelem kezelésére utal néhány sora.
A XV. és XVI. század fordulóján találkozunk néhány adattal, melyek a prior vezető szerepétől szólnak. Ezekben az esetekben azonban a prior valószínűleg csak mint helyettes működik, talán épp custosból lett priorrá, s mint ilyen az új custos kinevezéséig vezeti tovább a hiteleshelyi működést.
A XVI. század további adatai már félreérthetetlenül a custosra, mint a hiteleshelyi működés aktív vezetőjére vonatkoznak. Ezekben mint «presbyter custos et conservator», «conservator» vagy egyszerűen mint «presbyter» szerepel; sokszor pedig nevének és állásának megemlítése nélkül, de a tartalomból és más kiegészítő bejegyzésekből kitűnik, hogy csak a custosra vonatkozhatik.
A custos állása bizalmi állás. Kinevezését, illetve megbizatását a préposttól nyeri, aki viszont az egész konventnek – mint hiteleshelynek is – a legfőbb előljárója.
Működéséért a prépostnak felelős és a fontosabb ügyekben a prépost döntése szerint cselekszik. Hatásköre kiterjedt az összes hiteleshelyi ügyekre és az egész kancelláriára. Ő vagy a prior bontja fel a konvent előtt a beérkezett mandatumokat és ő bízza meg az előírt hiteleshelyi eljárás végrehajtásával a hatósági embereket és a konventualisokat. A fontosabb ügyeket sokszor maga hajtja végre. Mikor a vidék plébánosait bevonják a hiteleshelyi működésbe, nekik is ő adja megbizatásukat. Résztvesz a bevallásoknál, amiről néha az oklevelek zárórészében is történik említés. Jelen van az oklevelek és relatiók fogalmazványainak a letisztázást megelőző felolvasásánál és szükség esetén elrendeli a szöveg módosítását vagy az esetleges hibák kijavítását. Úgylátszik, hogy a bevallásokról ő is felvesz signaturákat. Mint custos őrzi a konvent pecsétjét s az oklevelek megpecsételése is az ő jelenlétében történik. Ezt bizonyítja az 1355–56-i pecsételési lajstrom szövege is. Ő rendelkezik a hiteleshelyi működésből befolyó jövedelmek felett s fedezi belőlük a kancelláriai és egyéb ezzel összefüggésben levő kiadásokat. A hiteleshelyi eljárás vagy az oklevél díját el is engedheti. Mint a kancellária vezetője ennek személyzete felett disponál és külső végrehajtásokra is kiküldi őket.
Mint custos őrzi és kezeli a konvent levéltárát és az ott deponált pénzösszegeket. Levéltárosi tiszte is emelhette a custos tekintélyét s valószínű, hogy ezen hivatala miatt hívják a XVI. században általában conservatornak.
Hogy nagy felelősséggel járó állását eredménnyel viselhesse, nagy jogi képzettségű, erélyes és körültekintő embernek kellett lennie. Állása bizalmi jellegű s – mint már láttuk – lépcső a priori méltóságra. De gondoskodnia kellett arról, hogy személyzete is kellő képzettségű legyen. A kancellária alkalmazottai ezt a képzettséget legalább elemeiben, a monostor iskolájában szerezték meg s ezirányú ismereteik később a gyakorlat által csak kiegészítést nyertek.
A fontosabb ügyekben azonban vagy mindig maga megy ki, vagy tapasztaltabb embereket küld ki, sőt néha még a prépost is résztvesz ebben a munkában.
Az egész monostornak s így a hiteleshelyi működésnek a legfőbb és a törvények előtt felelős előljárója a prépost. Ez a konvent kiadványaiban 10is kifejezésre jut, mert az oklevelek intitulatióiban – a széküresedést kivéve – mindig be van foglalva a prépost neve, mint a királyiakban a királyé.
E felelősségből kifolyólag a legmesszebbmenő felügyeletet gyakorolja a hiteleshelyi működés felett, s a fontosabb és nehezebb esetekben az ő szava a döntő. Szabadon rendelkezik a levéltárral s a befolyt jövedelem hovafordítása és elosztása is tőle függ. Ezenfelül személyesen is résztvesz az egyes hiteleshelyi eljárásokban, főleg akkor, ha azok nagyobb jelentőségűek. E működése alapján a hiteleshelyi jövedelemben is részesedik.
Több prépost a kir. udvarból emelkedett a leleszi préposti székbe s így a konvent hiteleshelyi működésének a kifejlődésére és rendezésére nagy hatást gyakorolhatott. Így 1334-ben Pál (1334–.), I. Károly kir. káplánja, 1335-ben III. Balázs (1335–1344), a királyné káplánja és 1345-ben Péter (1345–1347), I. Lajos káplánja kerül a leleszi monostor élére, épp akkor, amikor a konvent kancelláriája kialakulóban van s lehetetlen, hogy ebben nekik nem volna érdemük.
A későbbiek közül II. Miklós (1405–1441.) leleszi prépostsága előtt comes capellae regiae, tárnokmester és alkancellár volt. Az első és legrégibb registrumtöredékünk az idejéből való s lehet, hogy alatta indult meg Leleszen a registrumvezetés. Zsigmond (1494–1498.) II. Ulászló kincstárosa, II. Illés (1521–1525.) és IV. János (1526–1547.) pedig kir. alkancellárok voltak s nekik sem lehetett közömbös a konvent ügykezelése, hanem ahol lehetett, fejlesztették és javítottak rajta. Nincs kizárva, hogy András prépost (1518–1521.) óta kezdik a registrumokat bekötni, mert az első eredeti kötésű protocollum az 1519–1525 közti anyagot tartalmazza. 1523-ból pedig a kötött protocollumra már biztos adatunk van.
Az eddigiekben tárgyalt konventi és egyben hiteleshelyi előljárók közül a legtöbb adatunk a prépostokról maradt, mert nevük az oklevelek intitulatiójában sohasem hiányzik. A priorok és custosok stb. nagyrészt csak a relatiókból ismeretesek, de minthogy a végrehajtásokban, illetve a külső hiteleshelyi munkában ritkán, inkább rendkívüli esetekben vettek részt, névsoruk nem teljes és nem olyan pontos, mint a prépostoké. De mégsem lesz céltalan munka, ha az alábbiakban megkíséreljük e dignitariusok sorozatának az eddig rendelkezésünkre álló adatok alapján való összefoglalását.