A dokumentumban lévő információ akkor tölti be szerepét, ha használni tudjuk. Ennek eszköze a keresőprogram. Mi alapvetően kétféle eszköztárat használunk, amelyeknek számos hasonló tulajdonságuk mellett a különböző felhasználási területekhez illeszkedő, egymástól eltérő erősségei vannak.

Kiadványaink egyik része ún. bibliográfiai (könyvtári) adatbázis, amelyek általában könyvtárak, nemzeti intézmények által megtermelt adatokat tartalmaznak, a lehető legteljesebb formában. Ezek a saját fejlesztésű WARCTIS visszakereső programmal készülnek, amelynek főbb jellemzői:

— Korlátlan méretű adatbázisok kezelése
— Teljes szövegű, nagysebességű indexelés (200 Mbyte/óra)
— Szavas, kifejezéses, kijelöléses, összetett és speciális (programozható) indexelési típusok
— Nagysebességű keresés (akár 100 000 találat/másodperc)
— Kifinomult keresési lehetőségek: csonkolás jobbról, balról, maszkolás, szomszédossági (közelségi) keresés, különféle keresési operátorok, ‘és’, ‘vagy’, ‘nem’ ‘mellett’, egy mezőben, egy ismétlődésben, stb. való keresés.
— Bonyolult adatstruktúra, ismétlődő, változó hosszúságú mezők, almezők, változó hosszúságú indexek, bonyolult rekordkapcsolatok
— Makronyelv a rekordok megjelenítéséhez, nyomtatásához
— Képek, hangok kezelése
— Helyi hálózatos felhasználás
— A program legújabb verziója internetes szolgáltatásra is képes.

Kiadványaink másik csoportja az ún. teljes szövegű adatbázisok. Ezeknek lényege, hogy magát a dokumentumot (s nem a róla szóló híradást, a metaadatokat) töltjük adatbázisba, tesszük minden elemét visszakereshetővé. Az e célra használt FolioViews program a kifinomult keresés mellett képes egyesíteni a fulltext adatbázisok hierarchikus szerkezetét a bibliográfiai adatbázisok mezőszerkezetével. Ugyanakkor a szokásos funkciókat (nyomtatás, vágólap, formázás, saját kereshető megjegyzések, könyvjelző, csoportképzés) igen jó színvonalon teljesíti. Megjelenésében pedig a mindenki számára ismerős, megszokott, szövegszerkesztőszerű környezetre hasonlít, így a programban még kevéssé járatos felhasználó is könnyen használatba veheti. A program fontosabb jellemzői:

— nagy tömegű, teljes szövegű, könyvszerkezetű adatok strukturált kezelése
— egyesíti a teljes szövegű adatbázisok hierarchikus szerkezetét a bibliográfiai adatbázisok mezőszerkezetével (XML szerkezet)
— kifinomult, nagy sebességű keresés
— táblázatok, képek, hang és videó kezelése
— könyvjelző, saját megjegyzések, nyomtatás, szöveg átemelése szövegszerkesztőbe, exportálás
— a felhasználó módosíthatja, testreszabhatja a megjelenést, sőt, még magát a dokumentumot is módosíthatja
— helyi hálózatos felhasználás

A Folio programcsaládhoz tartozó XML alapú web-kiszolgáló — az NXT — segítségével adatbázisaink interneten is szolgáltathatók. A CD-n, DVD-n megszokott eszközök jó részét itt is megtaláljuk: hierarchikus, dinamikus tartalomjegyzék, teljes szövegű keresés, kereső űrlapok, szó-lista, talált szavak kivilágítása, stb.