Az elektronikusan egyszer már előállott anyag a legritkább esetben hasznosítható újra változatlan formában. Hiába, hogy ma már minden papíron megjelenő termék is digitálisan születik, a szoftverek gyors avulása, a nem megfelelően átgondolt eszközválasztás, archiválási gyakorlat(lanság) igen nagy pusztulási veszélynek teszik ki az elektronikus formában lévő anyagokat. Elsőrendű fontosságú, hogy ezeket begyűjtve mielőbb olyan formába konvertáljuk, ami hozzáférhetővé teszi őket, ezáltal hosszú távú fennmaradásukat is. Az adatrögzítés és korrektúra helyett ez esetben konvertálásról, strukturálásról beszélünk.

Az összes általánosan használt nyomdai formátumot fogadni tudjuk: QuarkXPress, Word, PageMaker, Ventura, InDesign. A legszélesebb körben elterjedt QuarkXpress tördelőprogramhoz kifejlesztettünk egy olyan segédprogramot , amely lehetővé teszi, hogy minimális manuális beavatkozással igen nagy mennyiségű adatot lehessen hatékonyan a tördelt anyagból kinyerni. A tördelt anyagban lévő — tipográfiai attribútumokban kódolt — metainformációt lehetőség szerint felhasználjuk.

Képek, hangok, filmek esetén is az összes elterjedt formátumot, ill. hordozót tudjuk fogadni, és a kívánt típussá alakítani.

A konverzió kimenete szabványos XML állomány, avagy azzá alakítható közbülső formátum. Eme nyílt szabványokon alapuló, egyre több eszköz által támogatott dokumentum-leíró mód használata rohamosan terjed. Ugyan teljesen eszközfüggetlen dokumentum-leírás valószínűleg nem létezik, de az XML erőssége, hogy révén elválaszthatók a dokumentum (tartalmi információt hordozó) belső tulajdonságai a külső, megjelenítéssel kapcsolatos tulajdonságoktól, ezáltal a dokumentumok konvertálhatóságának, hordozhatóságának ígéretét látszik teljesíteni. A mi adatbázisaink natív formátuma is XML.